Electronic Arts

Billing Coordinator - Marketing General

 Office of the CXO (oCXO)

Focused on EA Experiences effectiveness, the Office of the CXO (oCXO) drives organization-wide business, workforce, and investment planning, ensures operational excellence, and provides the comprehensive fan intelligence and internal technology solutions required to maximize opportunities in service of our goals and our community.

CXO creates dedicated focus on shared goals, clarity on prioritization, comprehensive resource and investment strategies, plus organization-wide support of foundational requirements to empower teams and accelerate business outcomes.

 The Business Operations function within oCXO drives transformative initiatives across XO by facilitating comprehensive business planning, optimizing people and culture programs, and ensuring operational efficiency. We partner with embedded resources, PE and Finance to scale the application of these bodies of work across the EA Experiences organization.

 Media Billing Ops

The TEAM, which sits within Business Operations initiates purchase order requests, receives invoices and supports our marketing partners to help execute our expansive marketing plans. We ensure that our suppliers are paid in a timely manner which ensures a strong working relationship with them. Our team is hungry to add more marketing teams to our portfolio so we can standardize the purchase order workflow across the marketing organization. A list of specific responsibilities and qualifications for this role can be found below.

Responsibilities

 · To support the Global Media Senior Billing Associate.

 · Create Purchase Orders for functional spend and track and submit invoices against corresponding POs covering Direct media.

 · Audit all incoming supplier invoices to ensure naming standard is in compliance with EA AP policy.

 · Initiate and track new supplier set up applications.

 · Work with Finance partners and team leads to ensure month end deadlines are met.

 · Partner with Legal, Procurement, and Business teams to facilitate contract set up and negotiations for Media activations

 · Foster and maintain relationships across the Billing team to develop understanding of existing ways of working and identify areas of opportunities to standardize or develop new processes.

 · Attend and potentially lead meetings with vendors to run through invoicing.

 Qualifications

 · Proven experience as billing coordinator or similar position

 · Minimum intermediate proficiency in Excel

 · Familiarity in Oracle a plus but not required

 · Comfortable with mathematics and financial data

 · Excellent communication and interpersonal skills

 · Comfortable working individually as well as with a team

· Great attention to detail, confidentiality, and trustworthiness

 · Service oriented attitude

 · Critical thinker who can analyze situations and come up with creative solutions that are compliant with EA policy

 · Excellent ability to independently organize and coordinate tasks based on deadlines

 · Degree or diploma in Accounting or relevant field a plus but not required

Coordonnateur.trice - Marketing général

 Bureau du chef de l’expérience (oCXO)

Mettant l’accent sur l’efficacité des expériences de Electronic Arts, le Bureau du chef de l’expérience (oCXO) est la force motrice des activités commerciales, de la main-d’œuvre et de planification des investissements pour l’ensemble de notre organisation. Son personnel brosse un portrait détaillé de nos inconditionnels et fournit les solutions technologiques internes requises pour maximiser les possibilités qui s’offrent à nous de servir notre communauté et atteindre nos objectifs.

L’oCXO réussit à centrer les efforts sur des objectifs communs, clarifie l’établissement des priorités, détaille les stratégies en matière de dotation et d’investissement et offre un soutien plus large à l’ensemble de l’organisation quant aux exigences fondamentales permettant d’autonomiser les équipes et d’accélérer les résultats de l’organisation.

Le service des opérations commerciales de l’oCXO dirige des initiatives transformatrices pour l’ensemble des expériences en facilitant la planification opérationnelle complète, en optimisant les programmes relatifs à la culture et aux ressources humaines, et en assurant l’efficacité opérationnelle. Nous travaillons avec des ressources intégrées, avec l’équipe de l’expérience humaine et avec celle du service des finances pour favoriser l’application de ces séries de travaux à l’ensemble des divisions Expériences de Electronic Arts.

 Opérations de facturation des médias

L’ÉQUIPE des opérations commerciales crée les demandes de production de bon de commande, reçoit les factures et soutient nos partenaires marketing à mettre en œuvre nos vastes plans marketing. Nous veillons à ce que nos fournisseurs soient payés en temps opportun, ce qui nous assure de solides relations professionnelles. Notre équipe est avide d’ajouter davantage d’équipes de marketing à notre portefeuille de manière à normaliser le flux de travail visant les bons de commande dans l’ensemble de la division marketing. Vous trouverez ci-dessous la liste des compétences et des responsabilités rattachées à cette fonction.

 Vos responsabilités

· Vous soutenez l’associé.e sénior.e responsable de la facturation de la division médias internationaux.

 · Vous créez les bons de commande destinés aux dépenses fonctionnelles et vous soumettez les factures rattachées aux bons de commande pour couvrir les médias directs, et vous en assurez le suivi.

 · Vous passez en revue l’ensemble des factures soumises par les fournisseurs pour veiller à ce que leurs règles d’affectation des noms soient conformes à la politique d’Electronic Arts en matière de comptes fournisseurs.

· Vous instaurez les demandes d’enregistrement des nouveaux fournisseurs et en faites le suivi.

 · Vous collaborez avec les partenaires et les responsables de l’équipe des finances pour veiller à ce que les échéances de fin de mois soient respectées.

· Vous travaillez de concert avec les équipes du service juridique, de l’approvisionnement et de l’exploitation pour faciliter l’établissement de contrats et de négociations en vue des activations médiatiques.

 · Vous établissez et entretenez des relations avec les membres de l’équipe de la facturation pour mieux comprendre les processus de travail existants et cernez les possibilités de normalisation ou de développement de nouveaux procédés.

 · Vous participez aux réunions avec les fournisseurs portant sur la facturation et animez celles-ci au besoin.

 Vos compétences :

· Vous avez une expérience reconnue à titre de coordonnateur.trice de la facturation ou dans une fonction semblable.

· Vous êtes un.e utilisateur.trice de niveau intermédiaire avec Excel.

 · Idéalement, vous avez une bonne connaissance d’Oracle.

 · Vous êtes à l’aise avec les mathématiques et les données financières.

· Vous avez d’excellentes aptitudes interpersonnelles et en communication.

 · Vous fonctionnez sans problème de manière autonome et au sein d’une équipe.

· Vous vous souciez des détails et accordez une grande importance à la confidentialité et à la fiabilité.

 · Vous êtes une personne axée sur le service à la clientèle.

 · Vous analysez les situations de manière critique et savez trouver des solutions créatives qui sont conformes aux politiques de notre organisation.

 · Vous avez d’excellentes capacités pour l’organisation indépendante et la coordination de tâches assujetties à des échéances.

 · Idéalement, vous êtes titulaire d’un certificat ou d’un diplôme en comptabilité ou dans un domaine connexe.